Geschäftsordnung: Gründe - Ziele - Anforderungen

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Mehrwerte: Mit einer Geschäftsordnung kann das Funktionieren der verschiedensten Kollegialorgane geregelt werden. Im Wesentlichen werden damit der Ablauf von Sitzungen und Versammlungen dieser Gremien bestimmt. Warum dies für eine GmbH mindestens ebenso wichtig sein kann, wie für einen Betriebsrat, eine Partei oder einen Verein soll im Folgenden dargestellt werden. Darüber hinaus wird aufgezeigt, welche Punkte in einer Geschäftsordnung enthalten sein sollten und wie sich die Haftung bei einem Verstoß gestaltet.
Autor: Björn Stressenreuter

Mit einer Geschäftsordnung kann das Funktionieren verschiedenster Kollegialorgane geregelt werden. Im Wesentlichen werden damit der Ablauf von Sitzungen und Versammlungen dieser Gremien bestimmt. Warum dies für eine GmbH mindestens ebenso wichtig sein kann, wie für einen Betriebsrat, eine Partei oder einen Verein, soll im Folgenden dargestellt werden. Darüber hinaus wird aufgezeigt, welche Punkte in einer Geschäftsordnung enthalten sein sollten und wie sich die Haftung bei einem Verstoß gestaltet.

1. Wann ist eine Geschäftsordnung notwendig?

Generell besteht keine Pflicht eine Geschäftsordnung aufzusetzen. Wesentliche Handlungsspielräume sind oft schon in gesetzlichen Vorschriften und den jeweiligen Verträgen des Kollegialorgans enthalten. Eine Geschäftsordnung kann aber eine darüberhinausgehende Rechtssicherheit und Transparenz schaffen, indem hier noch detailliertere ergänzende Vorgaben gemacht werden. Dementsprechend ist es im Nachhinein besser nachzuvollziehen, ob ein Mitglied des Gremiums bzw. Organs pflichtgemäß gehandelt hat und ob ggf. eine Haftung entstanden ist. Der Vorteil gegenüber einer Satzung besteht darin, dass die Geschäftsordnung einfacher zu ändern ist und dadurch schneller auf neue Entwicklungen reagiert werden kann.

2. Geschäftsordnung in der GmbH

Der Grund warum es gerade in einer GmbH sinnvoll ist, eine Geschäftsordnung einzusetzen, ergibt sich aus der gesetzlichen Regelung zur Vertretung der Gesellschaft nach außen, im Zusammenspiel mit dem Umstand, dass es in den allermeisten GmbHs mehr als einen Geschäftsführer gibt. Nach § 35 II GmbH bedarf es nämlich für die wirksame Vertretung der Gesellschaft und damit auch für wirksame Vertragsabschlüsse der Mitwirkung aller Geschäftsführer. Das Gleiche gilt für die Geschäftsführung; das heißt, grundsätzlich bedürfen auch alle Geschäftsführungsmaßnahmen der Mitwirkung aller Geschäftsführer (sog. Gesamtgeschäftsführungsbefugnis).

Diese Regelung hat zwar den Vorteil der gegenseitigen Kontrolle der verschiedenen Geschäftsführer untereinander, wirkt gleichzeitig aber einem ausschlaggebenden Grund überhaupt mehrere Geschäftsführer einzustellen entgegen, nämlich dem der effizienten Leitung der Geschäfte. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, geschieht dies regelmäßig deshalb, damit diese sich die Arbeit untereinander aufteilen können und jeder von ihnen in „seinem“ Gebiet tätig werden soll, um so insgesamt die Effizienz der Geschäftsführung zu steigern.

Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es also einer Abweichung von den gesetzlichen Regelungen. Hinsichtlich der Vertretung nach außen ist dies nur möglich, wenn im Gesellschaftsvertrag entsprechende Regelungen getroffen werden, nach denen der einzelne Geschäftsführer die GmbH alleine vertreten kann, wie es § 35 II S. 2 GmbH festlegt. Nun würde eine solche Regelung allein aber noch nicht die gewünschte Effizienzsteigerung herbeiführen, wenn vor einem Vertragsabschluss noch die Entscheidung über den Abschluss von allen Geschäftsführern gemeinsam beschlossen werden müsste. Hier kommt nun die Geschäftsordnung ins Spiel. Durch sie können bestimmte Bereich den einzelnen Geschäftsführer zugeteilt werden, in denen sie dann alleinverantwortlich entscheiden können.

3. Die Geschäftsordnung kommt ins Spiel

Der große Vorteil einer Geschäftsordnung besteht für den einzelnen Geschäftsführer also darin, dass sein Verantwortungsbereich in weiten Teilen klar definiert und abgesteckt ist und es ihm so regelmäßig leichter fallen wird, der ihm auferlegten Beweislast nachzukommen, um sich im Falle einer Pflichtverletzung zu entlasten. Das bedeutet, er kann die wegen seiner grundsätzlich bestehenden Pflicht zur Mitwirkung an allen Geschäftsführungsmaßnahmen eigentlich nicht greifende Einlassung, er habe an der pflichtverletzenden Maßnahme überhaupt nicht mitgewirkt, doch geltend machen. Gleichzeitig wird es ihm zwar natürlich umso schwerer fallen, sich für in seinem Bereich begangene Fehler zu exkulpieren, insgesamt stellt eine wirksame Geschäftsordnung jedoch in der Regel eine Verbesserung der Haftungsrisiken für den Einzelnen dar, denn Sie schafft deutlich mehr Klarheit.

Zu beachten ist allerdings, dass auch eine wirksame Geschäftsordnung keinen Freifahrtsschein hinsichtlich einer in einem „fremden“ Bereich auftretenden Pflichtverletzungen darstellt. Jeder Geschäftsführer bleibt weiterhin verpflichtet auch außerhalb seines Ressorts Kontroll- und Informationspflichten nachzukommen. Wird er also auf einen Fehler aufmerksam, muss er in jedem Fall tätig werden, ganz unabhängig davon in welcher Abteilung der Fehler auftritt.

4. Voraussetzung wirksame Geschäftsordnung

Damit sich zur eigenen Entlastung auf die Geschäftsordnung berufen werden kann, muss eine solche natürlich wirksam sein. Die Voraussetzungen, die dafür erfüllt sein müssen, sind zum einen der Erlass durch das zuständige Organ in Schriftform und zum anderen darf die Geschäftsordnung nicht gegen gesetzliche oder Regelungen der Satzung oder des Geschäftsführervertrags der GmbH verstoßen.

5. Zuständigkeit und Schriftformerfordernis

Zuständiges Organ für den Erlass einer Geschäftsordnung kann die Gesellschafterversammlung, der Aufsichtsrat oder die Geschäftsführung selbst sein, wobei dem Aufsichtsrat dieses Recht nur dann zusteht, wenn es ihm in der Satzung verliehen worden ist. Sofern im Gesellschaftervertrag keine Regelung enthalten ist, sind sowohl die Gesellschafterversammlung als auch die Geschäftsführer zuständig. Hinsichtlich der Geschäftsführer leitet sich ihre Befugnis aus ihrer Geschäftsführungsbefugnis her. Der Erlass einer Geschäftsordnung wird dabei als Unterfall ebenjener angesehen. Entsprechend dem schon angesprochenen Prinzip der Gesamtgeschäftsführung muss der Erlass einer Geschäftsordnung durch die Geschäftsführer einstimmig ergehen. Wird sie hingegen durch die Gesellschafterversammlung erlassen, ist in entsprechender Anwendung des § 53 II S.1 GmbHG eine ¾ Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich.

Seit einer dies fordernden Entscheidung des Bundesfinanzhofs, ist eine Geschäftsordnung schriftlich zu erlassen. Dadurch sollen nachträgliche Verantwortungszuweisungen durch mündliche Abreden und damit Haftungsbeschränkungen verhindert werden.

6. Einklang mit GmbHG, Satzung & Anstellungsvertrag

Die Geschäftsordnung muss schließlich auch mit dem GmbHG, der Satzung und dem Geschäftsführervertrag vereinbar sein. So können die generellen Kompetenzzuweisungen, die das GmbHG trifft, nicht durch die Geschäftsordnung ausgehebelt werden. Existenzielle Fragen der Geschäftspolitik müssen stets von der Geschäftsführung als Ganzes entschieden werden. Zu solchen Fragen gehören beispielsweise besonders risikoreiche Entscheidungen oder solche über die Richtlinie der Unternehmenspolitik.

Bezüglich der Vereinbarkeit mit der Satzung einer GmbH und dem Geschäftsführervertrag ist zu beachten, dass diese oft verlangen, vor der Vornahme bestimmter Geschäfte die Zustimmung der Gesellschafterversammlung einzuholen. Solche Erfordernisse dürfen von der Geschäftsordnung freilich nicht umgangen werden. Tut sie es doch, sind die entsprechenden Klauseln unwirksam.

7. Fazit

Die Geschäftsordnung ist also nicht das alleinige Instrument jegliches Haftungsrisiko der Geschäftsführer zu beseitigen, aber sie vermag – von fundierten Anwälten aufgesetzt – dieses doch erheblich einzuschränken. Gleichzeitig ermöglicht sie eine gesteigerte Effizienz und damit hoffentlich auch Qualität auf der Geschäftsführungsebene, so dass es für alle Beteiligte absolut empfehlenswert ist, über die Aufstellung einer Geschäftsordnung nachzudenken.

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